К СТРАТЕГИИ ПЕРЕХОДА К НОВЫМ ВЕРСИЯМ МЕЖДУНАРОДНЫХ СТАНДАРТОВ ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 И ISO 45001

ВЛАДИМИР РЕЗНИЧЕНКО

Директор департамента менеджмента качества, безопасности труда и охраны окружающей среды

Обновлена 23.08.16 в связи со сдвигом официальных сроков публикации стандарта ISO 45001, а также дополнением рекомендаций по улучшению.

Дополнена 07.07.16 таблицей наиболее существенных изменений, которые необходимо внести в систему менеджмента в связи с внедрением ISO 45001 (на основе ISO/DIS 45001), и возможными областями улучшения системы экологического менеджмента (с участием М. Забабурина)

Эта статья посвящена переходу Организаций к новым версиям стандартов ISO 9001, ISO 14001 и стандарту ISO 45001. Аудитория ее прежняя: руководители и ведущие специалисты профильных служб: качества, охраны труда и промышленной безопасности, охраны окружающей среды.

Так сложилось, что ISO практически одновременно ввел в действие новые редакции стандартов управления качеством и управления окружающей средой, и со сдвигом на 2 года и 3 месяца (в декабре 2017 года) ожидается появление официальной версии стандарта управления безопасностью труда. Таким образом, все Организации, сертифицированные по предыдущим версиям этих стандартов и желающие продлить сертификацию, в течение ближайших двух лет (для ISO 9001 и ISO 14001) и примерно четырех лет для ISO 45001 ожидает дружный переход к этим стандартам.

Какие возможности даст Организациям переход к новым версиям стандартов, и как организовать переход рациональным образом, предлагается кратко рассмотреть в статье.

Как я уже писал вот здесь http://consult-group.su/publications/novyij-resurs2.html, наша Компания не несет функцию продвижения стандартов ISO и относится к ним, не как к венцу человеческого творения, а как к продукту деятельности ISO с присущими этому продукту достоинствами и недостатками, сильными и слабыми положениями, то есть как данности, повлиять на которую возможностей немного, но можно учесть при доработке системы управления своей Организации.

Не вдаваясь в детальный анализ каждого отдельного стандарта, что не входит в задачи данной статьи, следует отметить общее впечатление: в целом стандарты стали лучше, в том смысле, что внедрение новых или претерпевших существенные изменения требований действительно может добавить пользы от соответствующей системы управления.

Среди наиболее значимых изменений:

1. Всеобщее проникновение во все стандарты риск-ориентированного подхода к планированию системы управления. Термином «риск-ориентированный подход» в отличие от «риск-ориентированного мышления», упомянутого во вводной части стандартов, подчеркивается упор не на общие соображения, а на практические действия, обеспечивающие ожидаемый результат в части управления рисками. Это движение в правильном направлении, ибо дает Организациям возможность качественно улучшить дисциплину предупреждения неблагоприятных событий в отличие от предписываемых ранее предупреждающих действий, примеров реальной работоспособности которых встречать не приходилось.

2. Полезные, можно сказать необходимые, дополнительные требования и изменения в части реализации процессного подхода (ISO 9001:2015).

3. Распространение процессного подхода на систему экологического управления и управления безопасностью труда.

4. Введение управления изменениями.

5. Важные дополнения к порядку обращения с несоответствиями.

Общий вывод о новых версиях стандартов: они позитивны, и внедрять их стоит.

Но, коль скоро в связи с внедрением стандартов предстоит модернизация существующих систем управления, уместно воспользоваться моментом и провести ревизию систем на предмет, все ли в них в них в порядке, все ли устраивает их пользователей и бенефициаров. На наш взгляд, переход к новым версиям стандартов – благоприятная возможность выполнить такую работу и, где есть показания, косметически либо основательно подремонтировать действующие системы управления. Показаниями к такому ремонту могут служить:

  • несвязанность системы с реальной практикой работы Организации
  • несоответствие результатов применения систем ожиданиям заинтересованных сторон
  • хронические проблемы в отдельных областях

Какие же области деятельности могут обладать потенциалом улучшения? Практическая работа на предприятиях в рамках консалтинга и сертификации указывает на следующие области, где может содержаться потенциал улучшения.

Реализация процессного подхода. В силу разных обстоятельств, методическая основа процессного подхода с самого начала появления этого требования в стандарте ISO 9001:2000 не отличалась определенностью и хорошим описанием. Рекомендации по внедрению процессного подхода с существенным опозданием появились на сайте ISO в виде руководства ISO/TC 176/SC 2/N 544R3. Но они слишком общи, чтобы служить практическим инструментом реализации процессного подхода на предприятии. В этих условиях многие предприятия вынуждены были довериться консультантам, либо собственному пониманию предмета. Редкие консалтинговые компании провели исследовательскую работу по поиску того, что можно было бы отнести к научному фундаменту процессного подхода, и на этой основе построили свои решения. В результате реализации процессного подхода получились какими получились, часто очень далекими от ожиданий. К наиболее существенным недостаткам реализации процессного подхода следует отнести:

  • Неправильное выделение процессов, когда состав основных, поддерживающих и управленческих процессов не соответствует реальным процессам Компании, отнесение к процессам видов деятельности. Все это приводит к выпадению из процессного управления целых областей деятельности.
  • Неадекватные описания процессов, что лишает смысла саму идею описания.
  • Неадекватные критерии и методы мониторинга, что не позволяет организовать управление процессом.

Процессная модель с подобными недостатками вредна хотя бы потому, что создает видимость процессного управления и некой его ценности для Организации, которых на самом деле нет.

Чтобы понять, необходимо ли компании корректировать свою процессную модель, рекомендуется, полагаясь на собственные накопленные представления о полезности своей процессной модели, в рамках перехода провести ее независимую ее оценку.

Управление рисками в области безопасности труда. Практика оценки соответствия систем управления охраной труда и промышленной безопасностью множества компаний свидетельствует, что процедуры оценки рисков большей частью далеки от совершенства и не выполняют предписанную им роль проактивного средства предупреждения травматизма и профзаболеваний.

Среди основных недостатков: несовершенство либо просто отсутствие модели определения опасностей, опасных событий и связанных с ними рисков; неопределенность критериев для оценки вероятности и тяжести последствий опасных событий и условий выполнения такой оценки, отсутствие требований к определению и описанию мер управления рисками, неприменение принципа практически целесообразного низкого уровня (ALARP) при оценке допустимости рисков.

Если Организация действительно заботится о безопасности труда своих работников, система управления рисками в этой области должна быть объектом постоянного мониторинга на предмет того, справляется ли она с возложенными на нее функциями, и постоянного совершенствования.

Управление экологическими аспектами.

Некоторые компании, стремясь упростить себе жизнь, отказались от реестров экологических аспектов, сославшись на природоохранную документацию, в которой эти аспекты идентифицированы. В определенной мере так оно и есть. Но в этом случае создаются условия, при которых в область контроля системы экологического менеджмента не попадают возможные экологические воздействия, связанные с выбросами в атмосферу, проливами и просыпями материалов и прочими неблагоприятными событиями подобного характера от нештатных или аварийных событий. В новом стандарте они называются «нештатные условия и разумно предсказуемые чрезвычайные[1] ситуации». При правильной процедуре идентификации экологических аспектов, основанной на составлении реестров, и правильном ее применении такие события и связанные с ними воздействия и аспекты, как правило не теряются. При этом процедура идентификации и оценки экологических аспектов должна обеспечивать выявление и учет не только имевших место, но и потенциально возможных событий и связанных с ними воздействий и аспектов. Это обстоятельство часто упускают из виду.

Другим следствием безреестровой схемы можно считать низкую осведомленность персонала подразделений «о фактических или потенциальных экологических воздействиях своей работы». Реестр, конечно, не панацея, и прямой связи между составлением реестра и осведомлённостью персонала об экологических воздействиях его работы нет. Тем более, что стандарт, как старый, так и новый, требуют осведомленности только о существенных экологических аспектах (что с нашей точки зрения неверно). Тем не менее, при составлении реестров участие в этом процессе персонала подразделений позволяло подразделению иметь полную картину своих аспектов, воздействий и связанных с ними мер управления. А ознакомление с реестрами персонала, выполняющего работу на соответствующем участке, давало определенную уверенность в его осведомленности и об аспектах, и о воздействиях, и о мерах управления.

Еще одним обстоятельством, на который стоит обратить внимание при пересмотре процедуры идентификации: процедура должна предусматривать не только выявление и оценку аспектов, но и анализ при этом адекватности мер управления аспектами.

При идентификации экологических аспектов, связанных с чрезвычайными ситуациями, не следует всецело полагаться на документы по промышленной безопасности и планы мероприятий по действиям в аварийных ситуациях, считая, что в них полностью отражены все чрезвычайные ситуации (еще раз обратить внимание на определение в сноске) и связанные с ними экологические риски. Обязателен визит на площадку для проведения идентификации таких событий и связанных с ними рисков.

Обращение с несоответствиями. Умение Организации обращаться с несоответствиями и извлекать уроки из анализа неблагоприятных событий в значительной мере характеризует ее систему управления. Вместе с тем, Организации в большинстве своем справляются с этой задачей неважно. Приходилось встречать ситуации, когда даже после тяжелейших несчастных случаев Организация даже близко не подходила к их исходным причинам, что консервировало ситуацию и сохраняло условия для повторного возникновения несчастных случаев по тем же причинам.

Одной из причин такого явления была дефицитность общепризнанных процедур и методов анализа несоответствий, применение которых ведет к нахождению из корневых причин. Ситуация изменилась с появлением стандарта МЭК 62740:2015, который является хорошим подспорьем, чтобы улучшить положение дел в этой области.

Эти и другие, лучше известные Организациям, недостатки существующих систем управления, можно поправить в рамках перехода к новым версиям стандартов.

О стратегии и сроках переходах

Наблюдая за планами и практическими движениями клиентов в этом вопросе, в том числе участвуя в разработке программ и планов перехода для крупных холдингов, следует отметить всеобщую тенденцию отодвинуть переход на самый конец переходного периода, приурочив его к надзорному визиту или ресертификации. С общечеловеческой точки зрения, желание отнести заботы, связанные с переходом, «на потом» объяснимы. Более того, сам переход в конце отведенного срока, экономически оправдан. Вопрос в том, как Организации собираются переходить к новым версиям стандартов и какие цели при этом перед собою ставят.

Если цель только внедрить новые требования стандартов, то для планирования перехода целесообразно принять во внимание приведенные ниже основные изменения стандартов, которые могут потребовать существенных доработок систем управления. Примечание: данные приведены для введенных в действие стандартов ISO 9001:2015, ISO 14001 и проекта стандарта ISO 45001 (ISO/DIS 45001), данные по ISO 45001 будут обновляться по мере выхода его финального драфта и официальной публикации.

Изменения, которые могут потребовать существенных доработок систем управления

ISO 9001

ISO 14001

ISO 45001

С учетом приведенных изменений могут быть рекомендованы следующие этапы перехода

Этапы перехода к новым версиям ISO 9001, ISO 14001 и стандарту ISO 45001

При данных этапах может быть рекомендован следующий график доработки систем

График доработки СМК, СЭМ и СУБТ при переходе к новым версиям ISO 9001, ISO 14001 и стандарту ISO 45001

По нашим оценкам, комфортный, в плановом режиме, без спешки и «скашивания углов» срок доработки систем Организации с учетом новых и измененных требований стандартов – около 7-9 месяцев. Для холдингов корпоративные базовые процедуры должны быть разработаны/доработаны до начала перехода к новым версиям стандартов дочерних обществ. Если же при переходе будут поставлены задачи одновременного с переходом улучшения систем управления, то в этом случае правильным будет ориентироваться в среднем на год работы. С учетом изложенного, график перехода на новые версии стандартов для холдингов будет выглядеть следующим образом.

График доработки СМК, СЭМ и СУБТ холдингов при переходе к новым версиям ISO 9001, ISO 14001 и стандарту ISO 45001

* Для стандарта ISO 45001 переход завершится в 4 квартале 2020 года

В принципе дочерние общества могут переходить на новые версии стандартов самостоятельно на основе собственного понимания методов реализации требований новых версий стандартов. Но в этом случае не будут задействованы механизмы реализации корпоративных политик через общие корпоративные правила, и такой сценарий перехода вряд ли устроит корпоративные органы управления. Потому в предложенном графике есть свои резоны, и мы рекомендовали бы корпоративным органам управления иметь что-то подобное под руками.

Надеюсь, эти заметки помогут руководителям в выборе подходящей стратегии перехода, в определении объема предстоящей работы и в формировании планов перехода и бюджетов.

И еще одно замечание. ISO перенес сроки публикации стандарта ISO 45001 на конец 2017 года, то есть на год, чем поставил в затруднительное положение Организации, в которых система экологического менеджмента и система управления безопасностью труда функционируют совместно и проходят сертификацию в рамках единого аудита. 

Что делать им в таком случае, как готовить к переходу систему управления безопасностью труда, если стандарт ISO 45001 существует только в виде проекта? Наша рекомендация – готовить систему к переходу, пользуясь проектом ISO 45001. Это, помимо прочего, позволит Организациям сократить затраты на внедрение стандарта ISO 45001 примерно наполовину по сравнению с ситуацией, когда он внедрялся бы отдельно от ISO 14001. До сертификации по ISO 14001:2015 и ISO 45001:2017 у Организации будет возможность учесть возможные отличия финальной редакции стандарта ISO 45001 от проекта. Единственно, что надо будет следить за очередными редакциями проекта стандарта и своевременно обновлять их по мере появления новых редакций. По этому пути пошли многие Организации.

[1] Чрезвычайные ситуации – это незапланированные и неожиданные события, которые требуют срочного применения определенных компетенций, ресурсов или процессов для предотвращения или снижения их фактических или потенциальных последствий (ISO 14001:2015, п. А.6).