Почему не работают международные стандарты менеджмента


Почему не работают международные стандарты менеджмента?

Обновленная редакция от 09.08.2017 11:57.

Тема полезности международных стандартов управления является предметом нашего постоянного интереса http://consult-group.su/publications/novyij-resurs2.html. Очередным поводом обращения к ней послужило утверждение одного из членов руководства уважаемой отечественной нефтяной компании о том, что «международные стандарты не работают». Мы сочли это подходящим случаем, чтобы донести до пользователей международных стандартов ряд суждений, представляющих, с нашей точки зрения, интерес и практическую ценность.

Приведенная фраза конечно звучит эффектно и в некоторой мере, как приговор международным стандартам. Однако утверждения такого плана нельзя ни делать, ни принимать к руководству без обоснований, потому мы и решили внести свой вклад в прояснение ситуации, основываясь на нашем многолетнем опыте консультирования внедрению международных стандартов и проведения аудитов систем управления.

Да, применение международных стандартов систем управления являет немного убедительных примеров реальной работоспособности систем управления, основанных на международных стандартах. Это не только наше мнение, много обоснованных нареканий в адрес международных организаций по стандартизации и самих стандартов можно увидеть, в частности, здесь https://www.oxebridge.com/emma/.

И что, из этого следует, что применение международных стандартов совсем уж бесполезно? Не совсем так. В приведенной ниже таблице мы собрали основные предпосылки появления неработающих решений при внедрении стандартов управления, их последствия для системы управления организации и методы избежать этих последствий или снизить их влияние.

ПРОБЛЕМЫ

ПОСЛЕДСТВИЯ

МЕРЫ ИСПРАВЛЕНИЯ

Проблемы, связанные со стандартами

 

 

Процедура разработки международных стандартов ISO и некоторых отраслевых организаций, например, IAQG, не обеспечивает принятия во внимание мнений профессионалов, а процедура принятия стандартов консенсусом - учета профессиональных суждений, не совпавших с мнением официальных представителей стран-участниц соответствующей организации.

Слабость или бесполезность положений стандартов, снижающих ценность стандартов для организаций.

Наличие сертификата даже авторитетного органа не несет позитивного влияния этого обстоятельства на деятельность организаций.

Постановка заплаток на пробелы стандартов в виде специально выработанных решений и лучших практик.

Неадекватность технической процедуры разработки международных стандартов.

Технический брак: нечеткость или неправильность формулировок, несогласованность положений, включение необоснованных требований и требований, которые невозможно проверить. Формулировки требований стандартов таковы, что в рамках одних и тех же формулировок можно реализовать, как работающие, так и абсолютно нерабочие решения.

Замена неверных формулировок и требований на правильные и работоспособные.

Несогласованность международных стандартов между собой в силу неучета комитетами, ответственными за разработку стандартов, опыта друг друга.

Неодинаковая результативность одинаковых по назначению фрагментов стандартов, относящихся к различным сферам деятельности (качеству, охране окружающей среды, безопасности труда, энергоменеджменту, управлению активами и т. п.)

Применение в системе управления организации наиболее проработанных решений, заимствованных из других стандартов.

Отсутствие практических рекомендаций по реализации базовых требований стандартов либо их бесполезность, неприменимые на практике рассуждения, местами ошибочные.

Наиболее проблемной для организаций является реализация требований в таких областях, как

Ущербная реализация базовых требований. Построенная на неработающих процедурах система не выполняет своего предназначения.

Кропотливый, тщательный поиск на рынке консалтинговых услуг компетентных провайдеров, тщательный анализ и отбор предлагаемых решений.

      a.       процессный подход

Неверное выделение и описание процессов, выпадение областей деятельности из процессного управления

 

      b.      оценка рисков в области качества, безопасности труда, охраны окружающей среды, управления активами и т. п.

Реализация опасных событий из-за не выявленных опасностей, неправильно оцененных рисков, не выработанных мер управления.

 

      c.       обращение с несоответствиями, расследование происшествий и проведение корректирующих действий

Неумение находить причины несоответствий и неблагоприятных событий и разрушить механизм, их порождающий. Невозможность извлечь уроки из происшедшего. Консервация проблем.

 

      d.      оценка соответствия

Нет достоверной картины соответствия системы применимым требованиям и соответственно нет предпосылок для своевременного вмешательства в тех областях, где требуются действия

 

Проблемы, связанные с внедрением

 

 

Руководство организации не имеет достаточного представления о потенциале стандарта, его преимуществах и недостатках, необходимости и полезности, о порядке внедрения стандарта и ответственности за внедрение и применение.

Внедрение стандарта не получает должной поддержки руководства или руководство имеет завышенные ожидание от внедрения.

Ответственность за внедрение и применение стандарта возлагается на профильную службу, вместо охвата всех необходимых ролей и функций.

Введение высших руководителей в требования стандартов и порядок их реализации в системе управления именно их организации. Проводится после изучения системы управления организации.

Неподготовленность профильных служб организаций (качества, охраны окружающей среды, охраны труда и промышленной безопасности, управления энергоэффективностью) к внедрению стандартов.

Неумение правильно поставить задачу внедрения и организовать ее выполнение.

Невозможность сформулировать критерии качества услуг. Выбор некомпетентных провайдеров консалтинга и сертификации.

Незнание правил сертификации. Принятие недопустимых решений по поставке услуг консалтинга и сертификации в одном пакете.

Заблаговременная подготовка профильных служб к внедрению стандартов на целевых курсах по внедрению стандартов.

Принятие к применению процедур, не отработанных в реальных условиях производственной и административной деятельности. Заимствование процедур других организаций без должной привязки к собственным практикам, собственной организационной культуре.

Процедуры неадекватны практикам организации. Система управления не соответствует ожиданиям или не работает в принципе.

Исправление систем управления на основе адаптированных к практике организации и отработанных в условиях производства процедур.

Отсутствие корпоративных правил реализации ключевых требований стандартов.

В дочерних обществах ключевые требования стандартов реализуются различными способами, с различным качеством и результатом.

Разработка и применение корпоративных правил реализации ключевых требований, распространяющихся на всю организацию.

Критерии качества услуг не являются основными при отборе провайдеров консалтинга и сертификации. Корпоративные службы холдингов не контролируют процесс внедрения стандартов в обществах.

Отбор плохих провайдеров. Ущербный результат как внедрения стандартов, так и сертификации. Потенциал стандартов оказывается не реализованным.

Применение критериев отбора провайдеров, позволяющих находить и реализовать лучшие решения по приемлемой цене. Управление процессом внедрения стандартов в обществах посредством задания требований к качеству услуг и контроля их выполнения на протяжении всего цикла работ.

Проблемы, связанные с органами сертификации

 

 

Закрывание глаз на несоответствие требованиям важного (читай с деньгами) клиента

Искаженная оценка соответствия. Необоснованно выданный сертификат. Проблемы организации в подвергшейся оценке области деятельности.

Поиск компетентных и принципиальных провайдеров сертификации.

Политическая воля организации-заказчика аудитов иметь полную и достоверную информацию о результативности своей системы управления. Неприменение практики наказания персонала за найденные аудитом несоответствия.

Недостаточная компетентность аудиторов.

Неадекватность оценки соответствия. Искаженная картина соответствия систем требованиям.

Регулярный мониторинг компетентности аудиторов, в том числе посредством witness и своевременное исправление ситуации, анализ несоответствий и извлечение уроков. Наличие баз знаний лучших практик и ошибок.

Это в основном работа органа сертификации, но компании-клиенты сертификации также должны следить за работой сертификационных органов и управлять закупками услуг сертификации и их провайдерами с учетом собственных интересов.

Плотный график работы аудиторов, их перегруженность.

Выявленные несоответствия требуют значительного времени на работу с предприятием-клиентом по их отслеживанию (follow-up) и закрытию. Достаточного времени на эту работу аудиторам как правило не планируется. Это обстоятельство не стимулирует аудиторов к регистрации несоответствий, если аудитору ясно, что на работу с ними ему потребуется потратить личное время.

Зависит от воли и политики сертификационного органа, а именно, чтобы качество услуг по оценке соответствия имело приоритет по отношению к финансовому результату.

Перечисленные проблемы имеют и кумулятивный эффект: низкая авторитетность и низкая оценка полезности внедрения международных стандартов управления высшим руководством компаний. Мы нередко являемся свидетелями тому, что руководители ряда дочерних обществ холдинговых компаний относятся к внедрению международных стандартов, как к неизбежному злу, навязанному руководством холдингов, бесполезной трате ресурсов на внедрение и сертификацию систем. Потому уместно рассмотреть и применить перечисленные выше меры (и возможно иные дополнительные меры, которые лучше видны на местах), чтобы исправить ситуацию. Ситуация в каждой конкретной организации-пользователе стандартов конкретна, по-своему уникальна и может быть взята под контроль при наличии у организации к тому желания, ибо каждый исходный недостаток системы принятия и применения международных стандартов можно в то или иной мере компенсировать определенными мерами управления.

В приведенной таблице недостает мер по приведению работы международных организаций типа ISO, IAQG и т. п. в должный, более дружественный по отношению к организациям-пользователям порядок. Но для тех организаций, которые приняли обязательства соответствовать требованиям международных стандартов, и для которых важно, что делать здесь и сейчас, приведенные суждения могут оказаться нелишними.

Помимо прочего, есть основания полагать, что ISO, например, сделает выводы из ухода из-под его опеки стандарта IATF 16949 (ранее ISO/TS 16949), появления под эгидой OGP очень серьезного документа, по сути отраслевого стандарта управления операционной деятельностью (report No 510). Если так пойдет дальше, влияние ISO на международные стандарты будет падать, а организации-пользователи международных стандартов будут терять интерес к продуктам ISO и ориентироваться на отраслевые разработки и кодексы практик.

Неэффективность применения международных стандартов управления - дорогое и опасное удовольствие. В этих случаях не задействуется в полной мере потенциал работоспособных положений стандартов, системы управления не оказывают реального влияния на состояние дел в соответствующей области, не реагируют должным образом на изменения обстоятельств, на проблемы и не развиваются, их можно сравнить с болотом с застоявшейся водой. Но такая ситуация может длиться только до серьезных сбоев в системе с очевидными для всех последствиями.

Любая система управления – это барьер на пути неблагоприятных событий в сфере ее компетенции, и потому нет и не может быть в принципе профильной службы, которая не была бы заинтересована в надежности и эффективности такого барьера. Известно много примеров, когда резонансные события как в области качества, так и в области безопасности труда и охраны окружающей среды служили поводом для (назовем это помягче) реорганизации не только профильных служб, но и органов управления высшего звена. Потому к прочности барьера в виде систем управления есть резон относиться с должным вниманием и тщанием. Здесь упомянуты две заинтересованные стороны: профильная служба и менеджмент организации. Оценку влияния надежности системы управления на остальные заинтересованные стороны организации могут выполнить сами.

Определяющую роль в оценке системы управления должны играть показатели ее результативности и функционирования и практики их оценки. Этого, кстати, требуют основные международные стандарты систем управления (ISO 9001, ISO 14001, ISO DIS 45001 и основанные на них отраслевые стандарты, в частности AS 91XX). Потому имеет смысл приложить усилия, чтобы в рамках доработки систем управления при переходе к новым стандартам выработать правильные показатели результативности систем.

Краткое резюме

1. Международные стандарты несовершенны, потому не следует безоговорочно принимать каждое их требование, как истину в последней инстанции. Специалистам профильных служб и другим пользователям международных стандартов, включая высшее руководство, следует критически относиться к стандартам, пропуская каждое их положение через призму собственного опыта и понимания предмета.

2. В силу разных причин не следует ожидать, что в ближайшее время ситуация с качеством международных стандартов радикально изменится, а поскольку какие-то критерии качества систем управления объективно необходимы, то как Заказчикам, так и другим заинтересованным сторонам, в частности финансовым институтам, а главное компаниям-пользователям стандартов, придется пользоваться теми стандартами, что есть.

3. Международные стандарты следует рассматривать лишь как один из источников построения с нуля (для новых предприятий) или совершенствования существующих (для действующих предприятий) систем управления. Этот источник должен быть дополнен лучшими отраслевыми практиками и практиками самих предприятий и холдингов (один из наиболее доступных источников, обладает огромным потенциалом, но фактически недооценен), а также практиками и стандартами других отраслей.

4. Категорически не рекомендуется создавать формальную систему управления (систему управления, соответствующую формальным признакам, но не работающую и не соответствующую ожиданиям от ее применения). Нерабочая система управления – это мина замедленного действия, направленная против благополучия предприятия и его существования. Потому создавать формальную систему управления не выгодно ни одной из заинтересованных сторон. Формальная система управления рано или поздно даст сбой, это лишь вопрос времени, масштабов и последствий. Практика анализа корневых причин происшествий во всех областях (от качества до охраны труда и промышленной безопасности) убедительно свидетельствует, что все серьезные происшествия имеют системные корни.

5. Сертификация систем управления аккредитованными органами несовершенна и не станет лучше в ближайшее время. Наиболее значимым обстоятельством является зависимость сертификационных органов от Заказчиков, которые платят им деньги за услуги. Чтобы выполнить собственные финансовые планы, некоторые органы закрывают глаза на несоответствие систем управления, впрочем, некоторые несоответствия просто не видят. Потому данную такими органами оценку соответствия системы управления нельзя принимать, как свидетельство здоровья системы. Когда принято решение о прохождении аккредитованной сертификации, необходимо выбирать провайдера, который дорожит своей репутацией и не заверяет своей подписью и печатью, что ни попадя, и чей сертификат ценится в мире и на целевом рынке продукции или услуг.

6. Реальным признаком результативности системы управления будет отсутствие значимых проблем в области ответственности системы и неуклонное повышение показателей ее результативности. Правильно выбранных, разумеется.